Excel是“职场三宝”中最体现思维效率的工具

写点睛，入木三分，我是阿北，也可以叫我「北先生」。新东方年会，一首改编版的《释放自我》在全网引起轰动，一句话「工作不过是写PPT的」，像阿北这样经常做PPT报告的人，不幸中枪。当然，阿北不是那种“装逼PPT，不做实事”的经理。今天我们课程的主角是PPT的“表兄弟”——Excel。阿北的团队，流传着这样一句话：「职场有三宝，Word总结，PPT报告，Excel最好！」为什么Excel最好？它很少被展示，但它是“三宝”中思维效率最高的工具。今日，阿北从数据型Excel的重要性、核心设计技巧、实战演练等方面逐一介绍。数据是职场沟通最有效的会议手段。为什么讨论是无休止的？为什么观点难以统一？为什么观点统一，有时往往落实不到位？因为太多的人在表达观点时使用它「我觉得/我觉得」这样的话，很明显，没人听你的。什么是更好的表达方式？“你看，通过这个数据，我想/我想……第一步是……第二步是……”说服别人的技巧是，只要你在“我想”之前拿出相关数据，在后面解释步骤，你的观点很可能会影响整个会议的结果。不到三次，你的形象就会高大华丽。然而，我们今天谈论的不是沟通技巧，而是数据Excel的设计方法。同时，阿贝想说：在数百人甚至数千人的企业中，只有不断采纳他们的观点和建议，他们才能证明自己越来越擅长某一领域，并取得真正的进步。要做到这一点，你必须学会「为自己的观点找到证据」。大多数时候，我们只能选择Excel来完成这个过程。比如你是HR，在推出新的考勤机制之前，至少要注意两个数据:员工的工作时间和热情。若启动前不注意数据，机制启动后追溯数据，很可能会失真。您是产品经理。在设计新版本的产品之前，您应该至少关注三个数据：旧版本的用户利用率、用户满意度和企业的业务需求。如果您是一个平台运营商，您应该实时关注供应商数量和用户增量之间的关系。你是一名班级讲师。在使用新的教学方法和教材之前，你应该注意学生的到达率和课后学习时间。你是一名活动策划人。在制定年度活动计划时，你应该围绕活动的第一个目标，评估活动实施过程中的劳动力成本和生产预算。这样可以提高明年活动的落地效果。在设计之前，通过Excel提前整理出相关数据，无论是年度计划、产品分析还是管理系统。随着您储备的数据越来越多，您参加的会议将大大提高效率。人才越先进，思维越严谨，越善于将抽象分解为可处理信息。一年前，该公司加入了一位20年的高级财务总监。当他向所有高管普及财务知识时，有一句话给我留下了深刻的印象。他说：财务工作只不过是三张Excel表。在另一次采访中，我问对方：“如何理解产品经理的主要工作”。腾讯一位产品经理回答说:“产品经理主要管理需求计划表、产品分析表、产品进度表、产品prd和UAT报告。可以看出，产品经理的核心工作不是「沟通」，这四张Excel表的处理（prd，在我们的团队中，通常不是Excel，而是用原型界面工具来表达)。从数百名面试官到身边工作了5-10年的职业经理人，我得出结论，Excel似乎每个人都可以使用，但不超过5%的人在设计表格时能够准确地将业务分解成可处理的信息。而这5%的人，就是我在面试或选择重要职位时果断给高分的人。因此，尽快将自己的工作分解成几张Excel表，将工作经验转化为可处理的数据信息，未来一定会成为「入行第一门槛」。如果你之前没有这样的意识，想在未来获得职业成就感，实现职业成功的目标，那么从本文开始，学会设计一个标准化的数据Excel。在这个阶段，你会在同级别的选手中脱颖而出！下面，我将手拉手向您介绍「设计数据表的核心思维」。讲解过程，会列出图文实例，请多思考，遇到不懂的地方，可以反复阅读。高价值Excel的核心在于「表头设计」高价值Excel是指：「可以分析、统计和处理表中记录的信息」。设计一个高价值的Excel，不需要理解函数、代码，甚至永远不会理解这些。关键在于对当前业务的理解，以及如何将其分成一列有价值的信息。首先，我们来看两组同频概念:第一组概念:「统计表」or「明细表」在团队合作中，当别人需要你提供一些数据时，你必须首先理解：对方想要的数据是统计表还是明细表。以下问题:近三个月的市场名单怎么样？APP运营怎么样？目前用户的整体反馈如何？谁是你的用户画像？过去一年的财务状况亏损了吗？这家公司的人效水平如何？...这些问题背后的潜台词必须相互提供「统计分析报表」，简称「统计表」。显然是统计表之后，你还在想一件事:这张表的时间跨度是年、月、周、日，哪一个？根据年度统计表，我们称之为「年报表」，以此类推，还有「月报表」「周报表」「日报表」。如下图所示，是一份典型的月度报表：A列代表月份，B-F列数据共同反映了“市场运营效率”的指标。那什么是「明细表」呢？当你和老板分享这个统计表时，老板问:“你的数据来自哪里？”。这句话背后的潜台词是:我需要一个明细表。下图：明细表：顾名思义，是最原始的数据记录表。明细表的表头设计决定了您在未来制作相关数据统计表时可以分析哪些维度。例如，如果在设计之初，上面的“市场名单明细表”遗漏了表头「是否拨打」在这一列中，统计报表将缺失「拨打率」这一指标。当企业名单转化率下降时，市场部和销售部很容易互相抱怨。第2组概念：「字段」and「主键」当员工给我发一张“凌乱”的表格时，我会先问对方一个问题:这张表的主键是什么？弄清「主键」在那之前，我们必须弄清楚什么是「字段」。「字段」简单解释一下，就是每张表的表头信息，比如上图中的“市场名单明细表”，其中手机号、姓名、“是否拨打？”、“是否接通？”、“你报名了吗？”、拨打时间，连接时间，表头的每一个信息，都叫这张表「字段」。而「主键」从这些字段中，选择一个“老板”。所有其他字段都要围绕这个“老板”设计。以上图《市场名单明细表》为例：“手机号”这个字段，是整个表的主键。如何判断哪个字段是「主键」呢？主键最明显的特点:唯一的标识列，比如“手机号”数据，每一行手机号都是唯一的，不会出现「重复项」。因此，“手机号”作为整个手表的主键，是最合适的。在了解了数据Excel的两组概念后，让我们检查一下你是否已经理解了：下图是年度活动计划表，TA是统计表还是明细表？Ta的主键是什么？——答案很清楚：这是一个明细表，Ta的主键是B列的活动名称。PS：一般来说，只有在明细表中，我们才需要确认主键；主键不需要在统计表中确认。在统计表的设计过程中，我将在以后的文章中解释BI分析时，更详细地讨论维度和精度。实战演练第一天:老板在核心群留言:接下来要做一些促销活动，提高用户对我们的认可度，加强介绍。明天下午开会讨论。第二天前：优秀的你，这样想：促进活动的常见策略：收集包装客户见证，PK设计列表、在线奖章共享功能，或直接奖励刺激用户形式等。客户见证：品牌效果最好，用户整体日常生活改善有限；直接奖励：短期有效，效果不持久；PK列表：对整体推广效果最好，但沟通效果差；奖章共享：用户最容易形成习惯，短期效果不明显，长期有利于日常生活的稳定改善，沟通效果高于排名策略，低于其他两种策略。根据上述战略特点，在会议前对其进行整理「用户数量、用户日常生活、用户平均使用时间、企业介绍率」准备参加第二天会议的四项数据。(如果这次会议对你很重要，你必须做好这样的准备。）第二天：通过您的战略建议和企业当前的数据，结合企业自身的发展需求，我们最终将“奖牌共享战略”作为最高的优先项目。与此同时，每个人都对“奖牌触发的各种场景”进行了头脑风暴。优秀的您，将会议记录整理如下：X月X日，奖牌功能头脑风暴，会议记录：用户在第一次绑定时，获得奖牌。连续7天登录时，用户获得奖章。用户在使用产品10小时后获得奖章。用户首次在平台上购买课程并获得奖章。用户在平台上完成一次课程学习，并获得奖章。用户第一次评论并获得奖章。用户评论50次，获奖。……第三天：回顾昨天的会议记录，开始设计“勋章功能列表”：第一步是确认表的类型是明细表；第二步是确认表的“主键”是什么。小A，第一位设计师，设计了以下表格：小A的这张表，最适合作为主键，应该是C列的勋章名。补充说明:对于开发团队来说，A列将作为数据库建表过程中的主键，便于相关搜索；对于产品人员来说，在设计Excel时，不建议以A列为主键，这是一个没有实际意义的项目；同样，不建议以B列为主键。小A的Excel不是一个合理的设计。乍一看，它与会议记录没有太大区别。设计不合理的原因是：用户连续登录7天，将获得奖牌。连续登录14天、28天、50天、100天的用户是否有可能获得奖牌？第一次评论，用户将获得奖章。评论达到50次，100次，500次...是否有可能获得勋章？首次购买的用户将获得勋章。购买10次、20次、50次...是否有可能获得勋章？......因此，考虑到上述场景。如果这张表是按照小A设计的，整个表中会有很多数据，主键(勋章名称)的数据命名也不统一。(即勋章名称的文字不规则，可长可短，不易记忆。）因此，大B看到了小A的设计，将这张“勋章功能列表”优化为下表：这张优化表，乍一看，清晰多了。大B增加了「勋章类别」这个字段不仅使奖牌名称的命名统一，而且有助于设计师在分析场景时的严谨性。最有价值的地方是:以后做《勋章统计报表》的时候，可以按照「勋章类别」做大量有效的数据分析。但美中不足的是，大B表的主键仍然是C列「勋章名称」。这里有人会问:这张表的主键不是A列吗？「勋章类别」吗？当然不是！因为“合并单元格”不应该出现在主键上。单元格一旦合并，就意味着“重复项”出现在该列中，必然不是主键。有没有更好的“勋章功能列表”设计方案？如果是北极设计，不会选择大B的方案。虽然小A的版本比以前更清晰，但随着用户行为的日益复杂，这张表的数据将达到数百或数千。一旦勋章功能系统化，每个勋章都要单独配置(如勋章图标、勋章规则等)。)，操作人员的工作会增加几何倍数。因此，阿北进一步优化为下表风格：阿北这张表的主键是a列-勋章名。当用户获得奖牌时，系统可以将“奖牌名称和奖牌等级”放在一起，显示给用户，格式如：登录达人LV1。在这种设计中，整个表的数据变得非常简单，增加了几个字段，大大降低了运营商后期维护勋章模块的人工成本。(如果得不到这种设计思维的好处，可以给阿北留言。）总结:对于勋章功能列表的设计，我们列出了上述三种设计方法的差异。也是你在产品经理的道路上，从初级到高级的思维差异。希望读者能理解第三张表的设计思路。第四天:拿着这张设计好的勋章功能列表，和运营团队讨论，完全补充未考虑的场景。第五天：再次与开发团队和架构师讨论，补充未考虑全面的表面设计和实现方法，并归档最终版本的奖章功能列表。准备立项，开始开发！第六天：与开发团队最终确认开发周期和里程碑，并将电子邮件发送给企业上下级，以确保信息统一。正式立项，开干！上述6天的介绍，是对需求分析进行全过程的一个小型产品功能。按照这个过程，整个项目似乎花了一周时间“制作一个Excel”，但后期返工的概率很低，这大大提高了开发团队和运营团队的人员效率。每个产品人员都必须掌握并严格遵守这一过程。假如你以前没有达到这样的标准，那是不合格的，要尽快加强表格的设计训练。关于「主键」作为产品运营商，需要掌握高级培训和高级培训；从事其他行业的读者可以有选择地阅读。下表是“消息推送需求表”。对不起，主键是什么？A列和K列，不需要考虑作为主键，(如果你不明白，请查看上面的“第三天补充说明”部分。）而所有其他列都会出现“重复项”，那该表难道没有主键吗？首先明确:任何标准的数据明细表都必须有主键。上图中“消息推送需求表”的主键实际上是由两个字段组成的