一场成功的年会究竟应该怎样策划和执行呢？

市场部、品牌部、运营部的朋友们，快10月了，你们已经开始准备了，还是规划公司的年会了？不要以为年会只是公司内部的狂欢(如果是这样的话，就交给行政部姐姐吧)。作为一个能抗拒品牌、赢得客户、做活动的人，你必须充分发挥年会的机会。毕竟，年底的绩效评估至少可以占一半。一般来说，如果做得好，将是客户、合作伙伴、上下游公司的品牌活动，不仅可以加强客户关系，为明年的合作奠定良好的基础，还可以创造巨大的品牌势能，突出企业实力，增强行业影响力。也可以减轻明年年初的经营负担。说了这么多，年会应该如何规划和实施才能达到这么多目的？去年，我的公司刚刚举办了一次600多人的年会，活动现场非常顺利，受到了客户和领导的广泛好评。先说活动背景。该公司是一个B2B平台，大致可以想象阿里巴巴在房地产行业。去年12月下旬，为了打造行业影响力，供需双方实力雄厚的客户被邀请参加年会。主要活动包括演讲、论坛和颁奖典礼。一开始，预计参与者将是300 。（后来发现热度太高，直接参与者翻了一番）第一步：确定活动计划所谓的主线计划是指确定活动的主要内容，包括但不限于活动目标、活动时间和地点、活动形式、活动流程。因为整个规划案例的细节都以这些方面为核心。1、活动目标：指如何确定通过本次活动实现的具体目的？首先，为活动设定基调，无论是品牌宣传活动、促销活动还是用户运营活动。由于目标的标准和维度因活动类型不同而不同。就去年的活动而言，为了提高公司品牌在整个行业的知名度和影响力，更倾向于品牌宣传活动。在确定大方向的活动目标后，再次分解目标。思维方式是，一个公司品牌的影响能体现在哪些方面？我们主要考虑以下几个方面:房地产行业知名企业(开发商端) 供应商端)参与数。我们的评价维度是行业前20位房地产行业意见领袖的参与。作为一个行业盛会，像王石这样的大咖和百强房地产行业总经理必须有新的、领先的观点。因此，有必要邀请相关人士进行演讲分享和论坛讨论。此外，本次活动作为在线评选，需要向供需双方颁奖。也可以从这个角度增加邀请嘉宾的砝码。2、通过活动目标分解活动形式，活动形式已呼之欲出。根据我们的目标分解内容，本次活动至少包括以下几个方面：行业名人的演讲和观点分享，可分为开发商名人分享和供应商名人分享。论坛环节。通过集中讨论，碰撞出思维的火花。现场颁奖。为了体现隆重性和权威性，开发商行业的名人可以向供应商颁奖，颁奖必须有奖牌和奖牌。年会一般相当于庆功宴，每个人都需要对辛苦一年的自己坐一个奖励。此外，奖项如此热闹，优势行业供需双方都在场，组织晚宴是非常必要的。一方面，将活动推向高潮，另一方面，促进双边沟通，提高活动满意度。3、活动时间需要考虑几个方面:参与者是否方便。很多公司会总结一年。如果有行业奖，也是成绩的体现，所以活动时间一定要在大部分公司年终总结之前选择。作为组织者，地点是否方便，时间是否充裕。一般来说，本地作战比较方便，可以更好地控制物资、人员配置和成本。在时间上，根据活动可能需要的大宗事项进行估计，一般来说，是一个月。确定公司的资源和预算。正如我们之前分析的，行业名人的邀请将成为本次活动成败的关键，因此公司现有的联系人和企业资源主要集中在哪里。如果在广州和深圳，最好将活动地点设置在广州和深圳。此外，还需要考虑预算。如果异地作战，各方面的费用都会增加。此外，参与者的差旅住宿也是一笔很大的开支。综合以上考虑，权衡后选择活动地点。4、基本确定活动的一般流程和活动形式，然后丰富细节。主要考虑以下两个方面：活动的流畅性。举个极端的例子:听了20分钟的演讲，主持人说大家一起合影，然后坐回去听，典型的不流畅。人性的特征。一般来说，人们能够高度集中注意力的时间只有20分钟，所以最好在20分钟内控制演讲时间。做类似事情的时间大约是2-3个小时（例如，我们分为上午和下午阅读和工作），所以同一类型的活动不应该持续超过3个小时，最好穿插其他类型的活动，以帮助参与者放松。考虑到以上两个方面，我们将活动过程丰富到以下几点。第二步:确定一个活动能否成功，关键在于实施。在计划确定的那一刻，你会发现喜悦转瞬即逝，接下来就是压力山大。因为要做的大大小小的事情太多了。在这个时候，你需要以下三个法宝。1、获得公司层面的支持，明确数百人的权利义务，不可能由一两个人完成，整体资源需要跟进和部署。此时，您可以根据活动计划粗略估计所需的人员和相关部门，获得公司层面的支持，公司层面的宣传由您负责本次活动的总体规划。每个人都必须首先听你的部署。这里有两个关键点:公司需要你或你的领导沟通和传达才能理解这件事的重要性。一定要召集所有相关人员，然后公司层面的宣传由你协调。只有这样，你才能名正言顺。2、在获得统筹权和公司支持后，需要合理利用这些人员和资源，将活动计划“演变”为落地计划。活动计划只能告诉你我们想做什么，不能让你知道该做什么，什么时候做，以及该做什么程度。因此，落地方案非常重要。这里有几个步骤:用活动计划告诉大家，我们要做一件大事，做好之后有什么效果和好处。用落地方案告诉大家，为了达到这些目的，做这件大事，我们需要做123456。谁负责1，谁负责2..每个小组需要实现什么样的目标，这件事的关键点是什么，等等。作为大家的强有力的后盾，我随时都会问我任何问题。而我，也会随时了解大家的进展情况。任务分解，责任到人，确保每个人都明确自己的任务。注意：这里只截图了第三步的一小部分：确定活动的关键要素：如酒店，并进行实地踩点（多次！）事实上，这属于前一部分。之所以单独拿出来，是因为酒店作为整个活动的承载点，在进行下一步安排之前，必须有很好的细节。1、预订酒店:像五星级酒店，容纳500多人的酒店，提前2个月预订可以节省10多万、酒店硬件确定：是否配备LED屏幕，酒店自带的LED屏幕是否足够大气；音效、麦克风；外部音响等设备接线是否方便；控制室在哪里，是否方便等。3、酒店装修确定:是否有空间搭建照明桁架，背景板可以放在哪里，海报可以贴在哪里等等。如果有必要的地方不能粘贴材料，请提前与酒店人员沟通。4、同时要注意酒店直接对接人员的配合，反应是否及时。因为如果酒店在现场合作缓慢，会造成很大的问题。第四步:活动前期准备包括三个部分:一是“硬装”准备，二是“软装”准备，二是“活动人员”准备。1、硬装“硬装”主要是指活动现场的“硬装”设备，如灯光、音响、屏幕切换器、LED屏等。这部分工作准备好了，活动流程的顺利进行保证了一半以上。这部分工作的难点在于找到质量好、服务好、合作度高的服务商。一般有两种方法，一种是检查公司或他们现有的合作服务提供商资源，另一种是启动公司所有者和他们自己的关系，寻找新的服务提供商。货比三家，从业主那里获得专业知识，比较西家的产品和报价，这样就不容易被坑了。2、软装“软装”主要是指活动现场的装饰材料，如背景板、台卡等座位卡登录卡、海报、参会证、装袋材料等。这部分需要控制的是确定现场的整体“装饰图”，以及如何放置现场材料，统一的设计风格和必要的元素（如标志）、年会主题)。材料、尺寸、数量、价格、预计印刷时间等。材料要特别注意，一定要打样，亲眼看到亲手触摸才能放心。3、活动人员“活动人员”是指非公司内部人员的现场活动人员，如接待礼仪、节目表演人员、安保人员等。这部分人员还需要提前与相关服务公司确认，如人员数量、到场时间、排练时间、具体表演等。为了保证活动的整体水平，如礼仪服装、表演节目风格等，需要协调人员进行最终确定。关于以上几点，我的建议是让服务提供商绘制现场施工图，如照明服务提供商绘制现场照明施工图，广告材料服务提供商确定现场各种材料的放置图，并显示尺寸。如果公司有预算，这些公司当然可以全部外包给策划公司。但作为统筹人员，我们了解基本套路，以免被策划公司忽悠。第五步：跑步过程、现场材料最终确认和排练1、跑步过程主要指两个方面：作为总体规划，我们需要不断梳理脑海中每个过程的细节，想象在脑海中举行年会，从头到尾走几次。准备好基本材料和人员配备后，拉上主持人、项目负责人、关键环节工作人员等关键人员一起跑几次流程。(这里的关键环节是指你认为可能有问题和复杂的环节)。多跑几次，不断调整可能出现的问题，最大限度地保证真实活动的顺利进行。2、现场材料的最终确认必须根据材料清单逐一检查“硬安装”相对较大，数量较好，但如果有错误会影响活动过程的顺利进行，如音响设备等。彩排时需要多次试用确认，最好准备备好备用方案，比如多准备一套音响设备。“软装饰”不太可能出现大问题，但打印错误文案等小问题，解决方案相对于大材料提前确定，小广告材料一般可以在当天紧急制作。3、众所周知，彩排就是抽出一天时间把所有的工作人员、硬件设备操作人员、礼仪表演等活动人员拉到现场，根据活动流程大致走一遍。多说一句，非公司的员工，其余的可能会有费用，一般表演者都是按天结算的。第六步:如果活动前期准备充分，一般来说，现场出现大问题的可能性不大。但俗话说，“计划赶不上变化”。做过线下活动的朋友都知道，现场总会有一些小问题。在这里，给大家一些建议:1、建立现场会议微信群微信作为实时沟通工具，可以随时了解微信群的情况。也可以把相关领导拉进去，因为领导在接触客户的过程中可以从另一个角度发现问题。我们可以随时调整要求。2、关键项目负责人必须手持对讲机，补充微信群，更快地响应现场的变化和需求。微信群用于全面了解现场情况。无论谁反馈问题，无论问题大小，都可以随时了解。对讲机用于发出指令，使项目负责人能够快速响应和解决问题。3、主持人旁边必须有人协助。虽然早期的计划、一般的过程和领导都有过，但领导在策划过程中并不关心很多小细节，但他们可能会随时在现场提出改进意见，如提前10分钟的茶休息、主持稿件的小变化等。主持人应始终保持状态。这些小细节需要有人实时关注微信群，并在确定后告诉主持人。修改后的主持稿甚至准备好了。4、现场总体规划必须停留在固定位置。现场总体规划和活动计划的总体规划最好是一个人，这样这个人就可以充分了解现场各个环节的细节，并在出现问题时立即找到响应项目负责人。总体规划建议长期停留在设备控制区（放置屏幕切换器、计算机和音响设备控制的地方）。现场的任何工作人员都知道在哪里找到总体规划，以避免像无头苍蝇一样找不到具体事项的负责人。第七步:活动结束和复盘终于顺利结束了。你松了一口气吗？是的，你可以松一口气，但第二口气必须立即提起。因为你必须清理现场，清点剩余材料，确保运输到位；结算服务提供商的余额，并向公司报销；最重要的是：活动复盘。1、在我看来，所有的工作人员都应该参与其中。活动复审就是再做一次活动策划。不同的是，你有真正的经验。拉上所有的工作人员一起复习，看看哪里做得不好，思考如何改进，下次做的时候还能做什么改进；复习哪里做得好，为什么做得好，下次能不能更好？所有参与过的工作人员都必须在一起，因为每个人都有不同的视角和不同的思维观点。核心是，只有当时这样做的人才真正知道如何更好地改进它。2、对于规划来说，整理关键服务提供商信息，以备将来使用服务提供商资源，就像客户资源对销售一样重要。因此，必须建立服务提供商信息库，记录联系方式、本次活动的服务水平、优缺点、建议重用程度等。3、写一个复习总结，帮助自己思考自己的个人感受。我以为我知道的，写的时候才发现自己想得不清楚。因此，必须形成相关文本或PPT总结