运营做好文件管理，遵守几个原则就行

我之前的团队坚持早上分享很久。每天早会结束后，每个人都会花15分钟分享工作技能或项目案例，每天一个人，坚持一个多月。由于团队中有大量的高级人员，在这次分享之后将会有一个评分机制，每个人都会尽最大努力在这15分钟内抛出自己独特的工作技能或方法和想法。职场成长中有一个神奇的情况:很多技能其实都很简单，但你就是不知道，也没有人专门教你。但是，只要有一点机会去了解，就会类比，提高工作效率。 。比如时间管理，会议守则，如何面试，如何在工作中有效放松颈椎....这些都是我在这个早上的分享会上学到的。我还贡献了一些自己独特的技能，比如“操作要读什么书”、“如何优雅地与比你更好的人聊天”等等。但它给我最大的收获是“文件管理”的技能。事实上，分享这个主题的同事只是粗略地介绍了文件管理的重要性，并没有讲具体的细节，但听了之后，我的想法突然打开了，并在剩下的两个多月内不断探索和实施，这是非常有效的。从那以后，我的心情开始变得非常舒服。是的，我是一个该死的强迫症。我坚决不喜欢在电脑桌面上看到任何零散的文件。比如文档，记事本，PPT文件，表格等等...我一直认为除了软件，电脑桌面上只能有文件夹，一个又一个文件夹。所以每当你在别人的电脑屏幕上看到各种各样的文档，PPT，表格，红绿蓝凌乱混在上面，瞬间莫名其妙的狂躁。除了堆放零散的文件外，我无法忍受桌面上有50或60个文件夹，排列整齐，就像大阅兵一样。。。压抑。所以当时我最喜欢做的就是收集各种文件，就像收纳癖一样，不管我来了什么文件，我都会先把它扔进文件夹。操作工作非常复杂，特别是当许多项目交叉到你，然后分发，你可以认为我丢失了十有八九的文件，因为我隐藏它们不知道隐藏在哪里……只是通过同事的分享，我决定改变这种情况。三是我对自己文件管理的要求设定了几个原则，必须有逻辑性。这很容易理解。扁平管理。也就是说，要求你的文件快速打开，不允许管理，最后打开一个文件需要点击鼠标五六次。一点进入，无限延伸。关于最后一点，我想解释一下，我周围的一些朋友在文件管理方面做得很好。我参考了他们的方法，发现我不喜欢这种方法。他们的文件管理分类很好，但随着项目的增加，分类越来越多，最终变成了很多文件夹，然后开始了一轮新的分类。这种文件管理没有很强的延展性，我认为它不适合我。经过不断的探索，我终于找到了一种更适合自己的有效方法。首先，我在桌面上建立了一个新的文件夹，它的名字是：永久文件（名称不重要）这个文件夹主要用于放置那些不可分类的杂项文件。一般来说，我只在这个文件夹中放置三种类型的文件（不需要在这个文件中打开三个文件夹）。第一类是常用的、非常重要的文件，如广告图纸的尺寸表、各种账户密码、一些活动的脚本文档、答案文档等。因为首先，你不能用你的大脑记住这些文件，它们不适合任何地方，但它们肯定会经常使用，所以这些文件应该放在这里，以便快速搜索。第二类：不常用，但非常重要的文件，如许多操作文档，通用模板文件也可以放在文件夹中，因为它们使用频率不高，但效果很大，需要快速找到。第三类：不常用或不重要的文件，如团队名册、地址簿、应用程序市场文档等。重要性因人而异，但这些文件可能不会长期使用一次，但不能没有。我想在这里特别解释一下通用模板文件。一个好的操作必须学会为自己准备更多类型的模板。我有不少于20个模板文件。除了必要的周报模板、月度总结模板和PPT模板外，我还拥有商务合作书模板、数据报告模板、设计需求模板、文案需求模板等。因此，我建议您操作的童鞋必须学会在工作中积累和创建自己的模板文件，以便快速工作。第五，在完成常备文件后，让我们谈谈第二个重要的文件夹：年度工作文件夹以年为单位，用于记录您今年的所有工作。可冠以2015年工作文件夹、2016年工作文件夹等。这个文件夹最重要的目的是把今年所有的工作都放进去，而不是独立制作任何其他文件。这就是我所说的“一点进入，无限延伸”。那怎样延伸呢？根据您的业务不同，至少应该有几个文件夹日常运营工作文件项目文件报告文件数据文件和各种根据您的业务重点制定的独立文件。然后听我一个个说。我会在这个文件夹里再建12个文件夹，代表12个月，当然也可以工作到几个月再临时新建。每天上班后，我都会在当月的文件中建立一份当天的文件，以处理今天所有的日常工作。日常工作包括一些杂七杂八的小事，当天完成，当天结束，不与第二天的事情有任何关联，不连贯，不构成项目，不构成运营的主要内容。如果你的日常工作是一项连贯而重要的工作，我建议你建立一个以这项工作为重点的独立文件夹。操作的日常工作应该包括很多，上传各种内容，删除各种内容，写各种副本，改变广告空间，收集各种信息，或者领导突然让你今天写一篇文章，明天突然让你做一份工作报告，后天临时你写一个小的竞争产品计划等等。每天都要建一个新的文件夹。虽然你以后可能不会再用这些工作了，但只要你把它们存储好，即使以后用了，你也能找到它们。我所知道的六个项目文件夹的许多操作工作都是项目驱动的。要做各种各样的活动，各种各样的项目，一个接一个，甚至一次对接几个。因此，项目文件夹非常重要，非常非常重要。想象一下，有一天你突然想不起辞职，直接压缩项目文件夹，放入U盘。这个U盘都是你的核心竞争力，你说重要不重要。如果你有很多项目，每月超过10个，我仍然建议你按月划分，就像“日常操作文件夹”一样；如果你做长期项目和大项目，直接在项目文件夹中建立以项目名称命名的文件。接下来还需要做什么？同样重要的是，项目文件的细分。例如，我想做一个代号为S活动的项目。我在项目文件中建立了“2016X月X日S活动”文件。然后，我将在文件中建立这四个文件夹活动策划文件、活动执行文件、活动结束文件和“材料文件”。你看到这个很清楚吗？【活动策划文件】放置活动计划、合作文件等上线前需要准备的材料，【活动执行文件】放置活动期间产生的各种内容、名单、数据、【活动结束文件】放置活动后的总结、报表等。一定要学会通过管理文件来培养你对项目不同阶段的理解和感知。虽然你的活动或项目可能很小，没有足够的文件，但我仍然反对把项目期间的所有文件都扔进文件夹。活动所需的所有材料必须单独放置一个文件夹，这样找到它仍然非常方便。七[报告文件夹]和[数据文件夹]我相信每个人都应该了解每周报告、每月总结、季度总结和年度总结的各种文件；另一个是把你所有的数据统计和记录文件。我需要特别说明最后一个根据自己【业务重点】制定的独立文件夹。由于许多运营项目组，由于用户数量和数据的增加，产品在不同阶段会有不同的工作重点，或者由于推广资源的进入或减少，需要调整工作方向。例如，在我做了社区运营后，我突然被调到商店渠道。我做了两个月的工作，我的工作重点在这两个月内发生了变化，所以我建立了一个独立的业务文件夹来支持这段时间的工作。另一个例子是，有一段时间，由于某些原因，我的表现要差得多。我特别建立了一个名为“破釜沉舟”的文件夹，在那个月只剩下一周的时间里，我努力完成绩效项目，并在月底成功实现了目标。你看，我也通过建立不同重点的文件夹来标明我的工作重点，以便有目标地倾斜我的工作。当然，不要建造太多这样的文件夹。如果你的业务侧重于旧的变化，至少说明你的地位和工作权责在不断摇摆，这不是一件好事。当然，一些读者可能会问，刘玮冬，你的文件管理方法似乎很有条理，但它会让很多工作隐藏在深层文件中，很难点击，这不符合你快速搜索的原则。是的，所以你必须把当天的工作文件夹和最近的主要工作和项目文件拉到桌面上，即使你有更多的工作，最多只有三到四个文件，我真的不相信哪个童鞋可以跟随十几个项目。桌面项目文件完成后，也要记得定期拉回，总之都要用创建文件的“快捷方式”来处理。我的文件管理方法只是给你一个想法，你可以根据不同的工作内容根据当地情况采取措施。但是快速、有逻辑、有条理地存储文件，这绝对是一种很好的工作习惯。当你在清晰有条理的桌面上快速找到你想要的文件时，方便的工作带来的快乐和自信会让你充分享受工作，享受工作。而且，通过流畅合乎逻辑的工作方式，反馈你的操作思路也是一种不可忽视的能量。我不相信工作思路混乱的人也能做好。由此可见，职场上有强迫症也不是坏事。