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8MCloud 电子招投标系统

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8MCloud 提供市场的电子招投标系统,支持在线准备和发布招标。它可以帮助您公开及公平挑选、确定投标供应商入围名单,控制资格预审流程,创建评估矩阵,管理电子密封投标报价的开封和开放。当然,纸质招标也可以通过同一系统进行管理。

对于许多企业来说,有效的电子招投标系统非常重要, 它们的盈利往往取决于人工成本和采购成本的控制和节省。然而,招投标有许多关键性挑战,例如:

  • 为签订大量的采购合同进行招标,面临产品定价的复杂性,也就是说,招标方必须能够处理大量数据

  • 招标方很难根据不同的交期、付款条件、产品价格指数, 甚至不同供应商使用的不同货币比较应有的出价

  • 招标过程必须完全透明并详细记录,以便审计师确保公平进行招投标


市场中的 IT 系统很少能够应对这些挑战。实现全透明及防腐败,系统的设计就必须面向实时交易,同时具备自动化审计跟踪功能,这样才能确保招投标数据的完整性。


8MCloud 电子招投标系统能够帮助企业提高招投标效率和防止腐败。它能指导用户完成结构化流程, 会逐步引导用户完成招投标。有时用户需要完成上个步骤,然后才能开展下个步骤。即便不是这种情况,8MCloud 电子投标系统也将分为多个立步骤,通常会有规范的问题,向采购方提供所需信息变得更加容易。


8MCloud 电子招投标系统有助于公平竞争, 每个受邀供应商在应标时都能看见相同的问与答、截标时间、开标时间和条件, 减少人为因素造成的不公平现象。


8MCloud 电子招投标系统通常包括防呆机制。例如,除非完成所有强制性步骤,否则投标人无法提交电子投标书。


8MCloud 电子招投标系统还能区分技术标和商务标, 使技术应标专家只能看技术部份,商务专家只能看商务部份, 从而降低信息泄漏的风险。


使用 8MCloud 电子招投标门户网站(e-portal),您回到上次离开站点的地方就容易得多。


功能简述:


用户自定义招标的性质及规则


企业可按需设置不同的招投标性质,并且为每个不同性质的招投标设定以下规则:


参加供应商数量的上下限

供应商的预选方式可以是纯随机,纯手动或随机与手动结合

可使用招投标模板来设置及控制文档类型及访问权限(如:技术评估人员不能查阅财务文档)

可设置招投标仅限于某种产品类型

可设置招投标仅限于某类型供应商

可设置招投标仅限于符合某些资格及等级的供应商

可设置招投标的投标方式


基于招投标性质的规则是高层级的控制规则。若同一性质的规则一样,只需设置一次,系统就会严格遵循同样的规则执行所有相同性质的招投标。


招标专家管理


企业可为不同区域的招标设置不同的专家,并且可以为不同的招标活动挑选合适的专家,如供应商预选,招标文档准备,应标评估,招标谈判及终选标等。负责不同招标活动的专家会有不同的权限。招标专家管理确保每个招标活动都有足够的、合适的、专业的专家来负责。


招标审批管理


企业可为不同性质的招标设置不同的审批流程。每个审批流程都可以有多个审批阶段,每个审批阶段可以有多个审批步骤,每个步骤可以有多个可选或必选的审批人。审批阶段及步骤可并行执行,分先后次序执行或两者组合应用。招标的总额可作为是否需要经过某个审批阶段的特定条件。企业可实时查看每个审批流程的进展及结果并可以导出 PDF 格式报表。企业还可设置系统自动发提醒信息或邮件通知审批负责人哪些招标申请正在等待审批哪些逾期未审批。


供应商预选管理


8MCloud 可控制预选供应商数量的上下限并且可根据招标的性质设置供应商的预选方式为纯随机,纯手动或者一部分随机一部分手动。确定预选供应商列表后,供应商筛选团队即可通过一轮或多轮筛选从列表中甄选合适的候选供应商。每一轮筛选,供应商筛选团队都必须设定筛选准则并进行评分。终候选供应商名单确定后,供应商筛选团队需把此名单提交给上级审批以终正式确定入围的候选供应商名单。


供应商邀约及参选管理


8MCloud 电子招投标平台可发送电子邀请函给候选供应商邀请他们参与投标。被邀约的供应商收到邀请函可直接选择接受或拒绝(附上具体原因)此邀请。被邀请供应商确定参选后即可使用电子招标的问答功能进行在线咨询。 系统会自动采集此过程的所有数据并实时统计供应商的参选数量,拒绝数量及终入围的数量。


招标文档准备及发布管理


8MCloud 支持招标负责人按需设置招标文档的查阅及审批规则及权限。所有招标文档及其修订都需要通过发布委员会的审批后才能发送给供应商。招标文件可通过供应商网站,电子邮件,普通邮件或亲自递交给供应商,所有的发送记录系统都可以自动记录。


招标咨询管理


参加投标的供应商可通过 8MCloud 的问答功能提交问题,基于公平及透明原则,问题的回复所有参选供应商都可以查看。此问答功能还支持用户提出问题或发起讨论主题,可多方回答此问题或提出其他问题。


开标管理


开标委员会可由内部及外部的不同组织挑选不同的人员组成。开标委员会监控招标何时开始及供应商的投标何时可查看。供应商的投标只有通过开标委员会的全票审批通过才能开标和查看。


招标评估管理


对于询价招标,招标团队可让系统对所有报价进行自动评分。对于方案及信息招标,招标团队可使用 8MCloud 的问卷及评分机制设置调查问卷,系统会自动对供应商的回复进行跟踪与评分。招标团队也可选择采用手动评分的方法,为每个投标设置评分准则及权重,然后依照评估结果进行手动评分。不管采用哪种方法,系统都会汇总每个供应商所有的得分并按照总分高低进行排名。从供应商的得分排名招标团队即可获知哪些供应商已达到入围分数哪些未达到,从而可根据此排名开展进一步的招标谈判或者跳过谈判环节直接推荐入围的供应商进入终评选。


招标谈判管理


如果招标评估团队确定执行招标谈判环节,团队成员可使用 8MCloud 多方谈判工具与每个供应商进行单谈判。系统既支持即时谈判也支持非即时谈判。所有的谈判沟通信息都会被系统自动追踪及记录,不可删除。


终选标管理


招标负责人可设置规则授权评标团队对所推荐的供应商进行风险评估。终选标委员会可审核每个推荐供应商的评分细节,与之相关的风险及其它业务因素(如:其它业务合作伙伴关系),然后做出终的选标决定。


在一些情况下,终选标委员会也可根据入围供应商的高得分来直接确定终入选的供应商。


供应商公告


当终入选供应商确定后,系统会按照企业预设的公告通知书格式自动发送中标公告给入选及落选的供应商。招标负责人也可在发送前修改公告通知书,灵活且便捷。


电子合同自动生成


当终选标确定后,系统可从电子招标页面自动生成电子合同。用户可在电子合同中定义具体的价格,可交付成果,到期日期,服务水平协议(SLA),惩罚机制,付款条款及续约信息。采购合同设置完成后,供应商即可开始按照采购合同设定的可交付成果里程碑提交可交付成果,系统接收到可交付成果会自动触发审批及验收流程。并且,系统会根绝预设的条件实时自动地采集和计算电子服务水平协议的结果。如果电子服务水平协议的结果是惩罚,惩罚的金额就会自动生成并反映在此电子采购合同的损益表,所有数据自动获取,实时准确。


招标分析


8MCloud 电子招投标系统可自动采集所有的招投标统计信息,例如供应商的参与度,入围率,成功项目完成率,逾时交付率,退货率等。这些信息可用于 8MCloud 的点选式报表生成器自动生成多维度的报表,柱形图,饼图及趋势图等,帮助企业进行有效准确的分析。

1)限时问题响应

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