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企业文档管理中会出现的一些问题

2021-10-13 16:36:33 阅读(3 评论(0)

文档管理系统

随着信息化的不断发展,大数据和云计算已经联姻,如何管理日益扩大的电子文档已经成为企业需要解决的问题。接下来,我们来看看企业文档管理中的一些问题。

一、真实性难以保证。

电子文件的起草、定稿和修改都是在计算机上完成的,因此具有易于修改和复制的特点,不像白纸黑字的纸质文件,修改后一目了然。随意添加、删除和修改原稿内容,使文档底稿内容不断变化,从而失去电子文档保存的意义。

二、安全存在隐患。

电子文档对运行系统的软硬件设备和网络技术有很强的依赖性。如果不注意,电子文档会被篡改、丢失和损坏。安全是企业电子文档管理面临的一大难题。

三、开放性控制不好。

涉及企业内部信息的文件不应公开,但合同文件需要与客户共享。可见文档的参与者需要根据文档而有所不同,这对文件的开放范围和共享权限的设置有很高的要求。

四、统一管理比较混乱。

一般来说,企业会配备一台服务器来存储企业的规章制度,办公室生成的文件存储在每个员工的电脑中或通过邮件共享。通过这种方式,员工离职,邮件删除意味着文件消失,无法达到统一管理的效果。

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