8条原则，助你和需求方的沟通更有效！

众所周知，在网上购物时，经常会遇到“卖家秀”和“买家秀”看起来完全不一样的情况。除了一些客观原因，如色差、光线等，当消费者购买这种非常不同的商品时，第一反应是“被欺骗”，“不值得”，获得了极其负面的经验，也可能需要退货。商家很可能会失去一个客户，他可能会向周围的朋友和家人或社交媒体传播负面评论，导致商家失去更多的潜在客户。综上所述，如果差距太大，会对消费者的体验造成很大的伤害，对商家的弊大于利。我特意找了一个看起来不那么吓人的数据分析师。在分析项目时，也会出现“需求方觉得自己把需求说得很清楚，但分析师的结果与预期不一致”的问题。如果只是偶然出现一次，也可以刷脸 返工过去，但如果这种情况多次发生，让需求方觉得分析师只会画大蛋糕，做的东西不能落实，可能会导致信任丧失，后续合作困难。因此，数据分析项目管理中的一个重要命题是将需求方预期与分析师输出之间的差异缩小到双方都能接受的程度。本文将提出8个原则，引导数据分析师与需求方进行更合理的沟通，以减少“错板”的问题。需要提前解释的是，由于人们在沟通过程中不能完全消除理解不一致，数据分析项目的高复杂性存在一些不可抗力因素，不遵循以下原则，可以完全避免数据分析输出与需求方之间的差异，只是尽量减少预期差异的发生。第一，确定需求方有明确的目标或问题，需求1000万，目标第一。在任何数据分析需求开始实施之前，一定要确认需求方知道他们想要解决什么问题，或者他们想要实现什么目标，否则目标和问题不清楚，不能定义项目的边界，会导致需求扩张，项目永无止境；第二，不能为需求方提供满意的结果，会导致需求方怀疑数据分析的价值，进而影响下一次合作。然后你会问:如何确定需求方明确自己的目标或问题？如果不清楚，有什么办法？对于前者，要积极沟通，多问问题，比如这个项目想解决哪些业务问题？这个问题涉及哪些业务，会对业务产生什么影响？希望实现的目标是什么？你想用什么指标来衡量你是否达到了目标？如果这个数据应用于什么场景，而不是解决问题，而只是简单的提数需求？这个场景应该解决哪些问题？等等。一定要与需求方充分沟通，明确定义问题。对于后者，分析师应充分利用自己的业务知识，与需求方讨论业务框架，帮助需求方定义分析目标，并将其分解为业务问题。更重要的是，作者认为，这是数据分析师在业务方向上应该具备的能力，也是分析师自身的优势，因为他们对业务的深入了解带来的业务框架构建和业务问题拆解能力。二、充分了解自己手中的资源，了解自己和敌人，百战不殆。在承担需求之前，分析师应该对自己的资源有一个清晰的认识。这里资源的定义包括数据资源(我们能给出什么数据)、技术资源(提取和计算数据的人力能拿出多少)、产品资源(有哪些现有的产品功能可以帮助业务方解决问题)等。找出你手中有多少资源，这样分析师就可以确保承诺业务方的每一个内容都能在后续制定计划时完成，以避免接收需求但发现资源不支持的情况。三、确保双方对关键术语有一致的理解。如果他们在项目沟通中做得更多，他们会发现两个人可能对同一个术语有完全不同的理解。例如，对于人群肖像，分析师通常将其定义为“某一群体的某些属性的比例，如所有年龄段的比例、性别比例等”，而市场研究人员或广告创意人员的认知是“包含定量和定性的用户研究需要直接输出insight”。因此，在沟通需求时，如果双方对关键术语的定义不一致，则很难避免业务方不承认输出结果。为了保证关键术语的一致性，可以使用口头沟通、给出示例或demo、书面解释关键术语，确保双方理解相同。四、明确定义需求的覆盖范围“既要，又要，还要”，相信大家一定听过这句话。如果我们在项目开始前听到这句话，我们至少有回旋的余地，我们可以沟通目标或需要更多的时间。但是，如果我们提交了一些结果，甚至在结案时听到这句话，我们的项目管理通常会有问题。业务方有时希望我们的分析结果能解决尽可能多的问题，最好解决任何问题，但数据分析不可能做到这一点，因此项目覆盖范围的定义变得非常重要。只有明确定义项目边界，才能控制项目进度，才能无限扩展项目。同时，定义项目覆盖范围也是业务方的期望，告诉他们数据分析可以做什么，不能或不愿意做什么，以避免无限增加需求。五、制定需求方能理解的工作计划，然后移动。找出需求后，不要急着动手。为需求方提供工作计划是进一步消除信息不对称、提高信任度的重要手段。在制定这个工作计划时，我们应该注意两点：一是用需求方能够理解的语言写作，这要求分析师对需求方的业务逻辑有一定的理解，并使用业务语言与需求方交谈；第二，在计划时间进度时保留适当的错误。如果前几步都做到了，那么这一步就相对容易了。但需要了解的是，buffer的估计是建立在非常清楚项目每一步所需的时间的前提下，即便如此，也不能排除突发事件的发生，所以要对项目的时间进度有合理的心理预期。6、以书面形式确定各阶段输出的原则是接下来的。工作计划明确后，应告知需求方在每个阶段可以输出什么内容。如果输出是数据表，至少应该有字段名和内容描述（也称为表头）；假如产出的是洞察结论，那么就要明确解决哪些商业问题，解决到什么程度。这样可以进一步避免双方的理解不一致，也可以保证分析师产生结果的方向和需求的方向有偏差。7、主动与需求方同步项目进度和风险，特别是对于大型项目（2周以上的项目）或非常紧急的项目。在项目实施过程中，我们可能会遇到各种风险或计划中没有预期的问题。在这种情况下，我们必须及时与需求方沟通，告知问题和风险，并给出解决方案，让需求方决定。即使没有风险，与需求方同步进步也能增强需求方的心理体验，进而增强对我们的信任，对后续合作起到很强的积极作用。当需求提交时，帮助需求方应用结果并跟进效果并不意味着分析师的工作已经完成。对于分析师来说，分析结果的应用是一项更重要的工作，也意味着我们的工作真正体现了价值。应用落地的效果可以用来评估项目的成功，也可以让我们对业务有更深的了解，为下一次合作做好准备。以上是我们给出的八个原则。这些原则在项目中的灵活应用可以使您更有效地与需求方沟通，使我们的结果能够真正解决需求方的问题，充分反映分析师的价值。