掌柜先生·进销存管理软件

    适合用户：以进销存业务为主的中小型商贸企业

    特点：利润及时体现，提升工作效率。

    掌柜金进销存流程

    掌柜进销存组成模块

    基本工程

    系统职员
    根据各部门员工情况,将可能要使用在单据中之相关员工资料进行建档,如:业务部人员、采购部人员、仓库管理人员….等,以方便日后相关单据调用。

    厂商资料
    主要设定各供应商或厂商之基本资料,如:工厂名称、电话、地址…..等。

    客户资料
    主要设定各客户之基本资料,如:名称、电话、地址、Email…..等。

    仓库资料
    根据仓储需求,可依产品类别将其区分为一类仓、二类仓、三类仓…..等仓库,可自由设定,方便日后管理仓库。

    货品资料
    依企业产品分类,经过产品编码规则后,将其做初始设定;此项包含多个影响到后续功能的多个重要因素,例如:成本、售价、安全存量、条形码设置、POS收银价及会员价、保质期设置、各相关栏位预选项目….等,此处所给予的值是影响整个掌柜先生进销存实施之关键。

    货币汇率
    掌柜先生进销存提供了人民币(RMB)、港币(HKD) 、美金(USD) 、新台币(NTD)等四个币种,企业可任意设定即时汇率,系统会自动根据汇率表换算至主币种,企业不需人工换算汇率。

    专案资料
    可根据企业本身促销或其它特殊商业活动,进行特别专案之设计,配合进销存之作业,可为企业单分析各专案之盈亏情况。

    前台POS收银
    用于前台零售收银作业,全键盘操作(可选配鼠标),支持各式扫瞄枪、钱箱、顾客显示器、小票打印机、收现找零?零功能,可结合后台之进销存系统,达到批发零售两相宜;该模块功能简洁化,操作简单化,可以根据不同的客户端预先设置好零售单的常用信息,以后系统对其自动默认,使其录入单据更加迅速。

    进货作业

    厂商报价单
    将厂商对企业进行产品报价之相关信息输入后,或与企业网站询价系统相结合,让厂商可直接在网上报价,并在系统中建立厂商报价数据库,企业可方便的在厂商报价系统中,查询到以往厂商对企业报价的详细信息资料,并对采购单可直接进行抛转单据或参考之用,进而成为一个完善的产品进货询价系统。

    采购单
    又简称PO(Purchase Order),在进货环节中显得相当重要,这是企业下达给厂商进行采购确认之重要凭证,企业亦可透过网络直接向厂商下采购单,厂商收到后,可立即处理,增加效率,系统将企业所有采购明细记录在数据库中,以便日后查阅及督促采购收货情况,方便采购跟单人员作业。

    进货单
    根据PO明细,厂商将产品运送至企业指定之收货地点或仓库后,皆要开立此单据,以方便确认收货之内容及作为日后结帐之凭证,并由此计算出采购未进量,系统并提供历史进货单价、自动记录上次进货价格、税款问题处理……等功能。

    进货退出单
    企业收到厂商交付之产品后,将品检(QC)不合格品退回到厂商时,企业需开立此单据,以证明退回产品之明细,并通知厂商采取相关补救作业,如:补货、提供替代商品…等相应措施,此对应PO,将视为未完成PO,采购人员应继续督促PO完成。

    销货作业

    客户报价单:
    将企业对客户进行报价之相关信息输入后,在系统中建立客户报价数据库,企业可方便的在客户报价系统中,查询到以往对客户报价的详细信息资料,并对日后客户订单处理可直接进行抛转单据或参照。

    订购单:
    又简称CO(Customer Order),在销售环节中显得相当重要,这是客户下订之重要凭证,分支机构或客户可直接在网上远程下单,总部及时了解需求,并对订单进行处理,系统将其所有下单明细记录在数据库中,以便日后查阅及督促订单完成情况,方便跟单人员作业。

    出货单:
    根据CO明细,企业在完成进货流程及确认库存量足够供应客户订购量后,将产品运送至客户指定之交货地前,皆要开立此单据,以方便确认送货之内容及作为日后结帐之凭证,并由此计算出客户订单未交量,系统并提供历史交易单价、销售利润即时分析、自动记录上次交易价格、税款问题处理…等功能。

    出货退回单:
    客户收到企业交付之产品后,将品检(QC)不合格品退回到企业时,企业需开立此单据,以证明退回产品之明细,并通知采购、仓管及业务相关部门做出即时反应,进行返修、报废、补货等相应措施,此对应CO,将视为未完成CO。

    库存管理

    入仓单:
    应用在非可销售产品入仓时使用,如:文具用品、劳保用品、维修工具…等,部份生产型企业,可将其应用并实现在生产用原物料入仓及生产部门产成品入仓等功能;另此单据亦应用在系统次开帐时使用,将企业原有之库存量导入掌柜先生iERP中,使用此单据之期初入库功能来实现。

    出仓单:
    应用在非可销售产品出仓时使用,如:文具用品、劳保用品、维修工具…等,部份生产型企业,可将其应用并实现在生产用原物料出仓及半成品出仓等功能;以维持库存量与实际数量能完全相符。

    报废单:
    将企业因其它因素造成报废之产品进行报废处理,如:泡水、过期、生锈、年久失修、损耗品、不良品…等。

    库存调整单:
    根据每段期间盘点库存之数量,而得出之盘盈或盘亏,追查其原因后,使用此单据将系统中之库存数量,经管理人员和相关同意调整文件后,调整成实际库存量,使之相符,便于日后仓库数量维持与实际相等,而达到产品库存数量控制的目的。

    仓库调拨单:
    企业于仓储过程中,时常会因仓库储满或产品分类集中管理等原因,需要对现有仓库内之产品进行搬运至其它仓库存放之需要,此时便使用此单据配合相关调拨文件,进行仓库间之物料调拨工作。

    借货处理:
    在流通业企业中时常会出现,因短期缺货或货品于运输途中,而需向同行或合作商家借货来满足客户需求,此功能可帮助企业控制借出和借入产品之数量及归还日期提醒等功能,方便企业对管理借货作业。

    账务管理

    收付款凭单
    主要是让企业进行批量或单一应收应付帐款处理作业,将客户或供应商未结清之款项在此作结帐处理,并将相关信息反映到分析报表上。

    分析报表
    掌柜先生进销存提供以下数种报表:采购明细分析报表、订购明细分析报表、存量预估分析报表、采购未进分析报表、订购未出分析报表、进销存各项明细日报表、进销存各单据汇总表、交易日应收帐款分析、收款日应收帐款分析、交易日应付帐款分析、付款日应付帐款分析、已收付帐款分析、存货状况分析、借货状况分析、客户厂商交易分析、业务员交易分析、货品交易分析、出货利润分析、货品保质期分析….等一百多张分析报表,供决策者参考使用。