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在LIMS数字化实验平台中，提供将文档集中管理的功能，实现单一数据源管理和基于权限控制的数据访问，并管理文档的版本历史和状态。系统还将提供相应的文档检索手段，通过文档属性的复合条件来查询所需要的文档。实验室日常的项目文档种类繁多，进行规范地文件管理不仅可以确保文档数据以电子形式集中管理，而且还能完全按照要求对文档数据进行灵活地分类。
1. 实现图文档的分类与管理
按照业务文件分类要求管理图文档，科为每类文档进行自定义属性定制。
2. 图文档的版本控制
采用版本、版次的两级版本管理机制。当一个对象被一个用户检出进行修改时，这个对象在系统内部被锁住，以防不同用户对同一对象进行操作造成版本的混乱。这时其他用户只能对锁住的对象进行拷贝等非修改性操作。
3. 图文档的查询
系统在自定义设置模式下，提供多条件组合查询；提供通配符查询；支持查询方式的图形化定制；通过引用和被引用查询，做到更改影响面分析。
4. 图文档的关联
实现以实验委托单为中心，通过适当的关系实现所有的相关图文档和实验BOM、实验项等的关联。
5. 文档模板的定制及调用
能够实现文档模板的定制，在创建文档时，可以调用企业已有的文档模板。
6. 文档的上传
能够实现方便、快捷的文档上传功能，可把在个人电脑上已编制好的文件，直接拖拽到数字化实验平台中，并和相应对象建立关联关系。
7. 文档内容浏览管理
1) 能够实现文档内容的可视化，通过数字化实验平台的内嵌可视化工具，可直接在系统中浏览各种文件内容，不用再重新打开文档编辑器进行浏览，不但可以快速浏览文档的内容，而且保证了文档的安全性。
可以支持多个对象的图像浏览。例如：各种Office文件（如：WORD、EXECL、PPT等），各种图形图像文件（如：JPG、TIF、BMP、PNG、JT、DWG等格式）。
2)能够实现文件格式转换功能，可将各种Office文档直接转换成PDF文件。
3)能够实现调用本地应用程序功能，可双击文件，调用本地应用程序打开各种文件内容。
4）实现基于业务规则的静态权限的控制：可根据用户参与的项目、担任的角色、所访问的对象类型、对象所处于的状态以及用户执行的操作功能动态地解算用户对数据的访问操作权限，可由系统管理员进行灵活配置。
5)实现临时权限控制：可由具有授权权限的管理者用户在某些特殊情况下，对某个具体的数据对象为某个用户或者用户小组授权(如：复制、创建关系、浏览、检出/检入等)，并且可以灵活设定授权的有效时限。
6)实现与流程相结合的动态权限控制：流程参与者根据所参与活动类型的不同具有相对应的流程对象操作权限，这些活动类型包括签审人员、作业分派任务、分发通知等，以便于工的顺利完成，任务一旦完成，这种权限将会被系统收回，以保证数据的安全性。
实验室数字化管理系统针对文件的备份与恢复：
1)提供基于数据对象（DATA目录以及软件安装目录、数据库、物理卷）级别的备份工具。
2)提供两种备份环境：基于LAN的备份和基于SAN网络的备份。
3)能够根据备份对象的各自特点，制定不同的备份策略。
4)能够实现数据的普通恢复和灾难恢复。
LIMS实验室信息化管理系统文档管理功能，是通过文件信息化解决方案及文件综合利用相结合，实现文件全流程管理、并可以保证文档数据的完整性，避免数据的“丢失”。此外，系统通过配套的数据安全解决方案，还可以确保文档的共享和访问能够处于有效的控制之下。利用LIMS实验室数字化管理系统，可对实验室业务文档进行快捷、高效地标准化管理，实现实验项目文件全方位的流程性管理，避免实验室人工操作误差，让实验室资源随时便捷利用。
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