思文档管理知识-减少不必要的沟通障碍

项目文档管理，是指在一个系统(软件)项目开发进程中将提交的文档进行收集管理的过程。通常，文档管理在项目开发中不是很受重视，当发现其重要性时，往往为时已晚。整个项目可能因此变得管理混乱，问题产生后无据可查。文档管理对于一个项目的顺利进行有着至关重要的作用，其关键性不容忽视。

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一个项目组织在进行一些想法的沟通时，由于个人知识结构的不同、所处的地位立场不同等原因也会导致对一个想法的终实现方案的认知上存在差异，终落实到方案上也会有所不同，通过一个书面的文档可以将每个人的认知形成一个统一的认知，减少不必要的沟通障碍。同时明确的文档也可以给参与者更多思考的空间。

为了达到一个好的沟通交流方式，我们需要各式各样的文档，在现实的项目管理过程中也确实存在了大量的文档，每个人都认为文档是重要的，但是当真正文档到来的时候又开始困扰了，会不自觉的有些厌烦和无从下手。做文档的过程是辛苦的，更是麻烦的，原来几句话的事情在有了文档以后变得异常麻烦，需要对应好格式，需要不同人员的审核和认可，难免就会觉得麻烦；而在自己做完文档以后发现可用性并不如想象中的那么高，真正想要的文档不知道到哪里去找，不同的文档说法不统一，等等诸如此类的问题让使用者无从下手。

　　思文档管理知识是一款适用于中小型企业的项目资料管理软件，主要功能包括元数据管理、项目文档模板、项目文档安全管理、项目文档目录管理以及项目文档版本变。

功能介绍：

元数据管理
元数据指的是数据仓库的数据,包括:数据结构、数据部署、数据流、质量变量等。在项目管理应用中，通常都会用到元数据，比如文档名称的规范，产品的规格等。企业不同,需求也不同。SiAng元数据管理类型多,并且可自定义,可满足任何需求。
项目文档模板
项目文档管理系统中支持模板自定义，分为2种不同的类。一种是文档模板，一种是表单模板。文档模板可以添加word、excel 等模板，表单模板可以添加html、htm等模板。

项目文档安全管理
SIANG项目文档管理系统通过人员、角色、部门三个维度来控制项目文档的权限，具有10多种不同的权限，包括浏览、新增、修改、删除、预览等，针对文档类别管理采用集中授权，针对具体文档采用分散授权。通过集中授权和分散授权结合的方式，确保访问的灵活性和便捷性。上传后的文档，系统自动转换成flash格式，文档在预览时就不会被复制。保证文档安全。
项目文档目录管理
SIANG项目文档管理系统支持无限层次的文件夹和子文件夹结构，支持完整的组织结构和人员信息管理，支持用户批量导入功能，同一用户可以加入多个部门，可构建任何纬度的组织结构。
系统支持对文件夹进行安全设置，权限包括：不可见、浏览、读取、打印、下载、修改等10种权限。保证文档不会被不正确的修改或者删除。
支持针对不同文件夹区别设置文件元数据，用户上传文档系统自动给文档添加元数据，如“日期”、“流水号”等。用户还可以给文档添加各种不同的扩展属性。
项目文档版本变
管理员可以自定义工作流模板，支持工作流的自动触发，如上传文档自动触发工作流程审核
支持委托人审核，加急审核
审核过程中可以附带自定义表单，具有退回、未通过、变更审核人、终止流程等功能
可视化流程设计，通过查看流程进度，清晰掌握流程的每一步
系统在流程的各个阶段会以消息的方式通知审核人
审核完成后可以根据模板设置自动进行规定动作，如文档审核完成后自动归档到指定的文件目录下
流程结束后可以查看那相关的流程记录情况

1）限时问题响应

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